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Scanservice für Dokumentenarchivierung

Der schnelle Zugriff auf Daten jeglicher Art ist das A und O für einen erfolgreichen Betrieb. Seien es Zeichnungen, Akten oder Dokumente, sie werden regelmäßig verwendet und erfordern ein gut funktionierendes digitales Archiv. Das ist genau unser Ansatz.

Gründe für die Digitalisierung:

Sicherheit: Aktenordner und Zeichnungen sind in ständigem Gebrauch und müssen auch mal aus ihrer schützenden Umgebung heraus. Entweder werden sie am Arbeitsplatz im Büro, an einem anderem Standort oder direkt beim Kunden benötigt. Das kann auch mal im Freien bei schlechter Witterung sein. Schon alleine, wenn ein Dokument in die Hand genommen wird kann es zu Abnutzungserscheinungen kommen oder es wird beschädigt. Auch Sonneneinstrahlung kann einen Einfluss auf die Lesbarkeit haben. Im schlimmsten Fall gehen sie beim Transport, einem Wasserschaden oder einem Brand im Archiv selbst verloren.

Sind die Unterlagen digital, können sie beliebig oft verwendet werden, ohne dass das einen Einfluss auf ihre Qualität hat. Sie können ohne Zeitaufwand beliebig oft kopiert werden und auf verschiedenen Datenträgern an verschiedenen Orten gesichert werden.

Zugriffszeit: Viele Archive befinden sich in Kellern, auf Dachböden oder Lagerhallen. Endlose Reihen an Regalen, Zeichnungsschränken und Schubladen erschweren die Übersicht. Mal hängen die Zeichnungen hintereinander in den Schränken, die gesuchten Mikrofilmkarten sind mit tausend anderen in den Schiebern usw. und man muss umständlich nach ihnen suchen, weil sie unter Umständen schlecht sortiert sind. Dazu befindet sich das Archiv noch in einem anderen Gebäude am anderen Ende des Firmengeländes.

Bei einem digitalen Archiv kann sofort vom Arbeitsplatz aus über einen Server und einem Datenmanagementsystem nach dem gewünschten Dokument gesucht werden und es in sekundenschnelle aufrufen. Das ergibt eine erhebliche Zeitersparnis.

Ortsunabhängigkeit: Nicht selten werden die gewünschten Daten auch an einem anderen Standort oder beim Kunden benötigt. Ein Aktenordner z.B. kann schon mal ein paar Tage für den Versand benötigen und der Zugriff für andere Mitarbeiter ist nicht möglich. Nicht selten werden die Informationen im Ausland gebraucht.

Daten können in sehr kurzer Zeit über das Internet an den gewünschten Ort versendet werden. Das ermöglicht einen ständigen Zugriff, der auch zeitzohnenunabhängig ist.

Platzersparnis: Tausende Ordner, Zeichnungen und Mikrofilme brauchen sehr viel Platz. Dazu kommen noch die hohen Kosten für die Wartung der Lagerstätte.

Sämtliche Daten können auf einem beliebigen Datenträger platzsparend und günstig gesichert werden.

 

Unser Leistungsumfang im Überblick:

- Scannen von Zeichnungen und Plänen bis zu einer Breite von 50 Zoll und beliebiger Länge
- Erfassen der Metadaten wie z.B. Zeichnungsnummer, Benennung, Änderungsstand usw. in eine Datenbank

- Scannen von Dokumentationen und Maschinenakten
- Erstellung von PDF-Dateien mit übersichtlichem Inhaltsverzeichnis

- Scannen von Mikrofilmen aller Art
- Auslesen der Holerith-Lochung bei Mikrofilmlochkarten mit Übernahme in eine Datenbank

- Ausrichten in beliebige Lage, zuschneiden und skalieren der Bilddateien

- Datenausgabe in alle gängigen Dateiformate (.tif, .pdf, .jpg usw.)

- Vorbereitung für die Übernahme in eine Datenbank z.B. SAP, Access usw.

Bestmögliche Bildqualität und Lesbarkeit ist für uns eine Selbstverständlichkeit!

Wir haben viel Erfahrung mit Unterlagen jeglicher Art, Material und Alter. Viele scheinbar unmögliche Aufgaben haben wir schon möglich gemacht!

Wir garantieren Datensicherheit und Diskretion.




HERZEG GmbH
Hirtenweg 2
89564 Auernheim

T: 07326 / 965916 - 0
F: 07326 / 965916 - 1

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